Von Excel zur ERP

Sehr viele Kunden stellen sich die Frage, wozu man in eine eigene ERP Software investieren sollte, meistens mit dem Argument, die Funktionen von Excel oder Ähnlichem sei doch ausreichend. Für Unternehmen mit überschaubaren Kunde- und Artikelstamm, mag dieses Argument zutreffen. Spricht ja auch nichts dagegen. Möchte man sein Unternehmen allerdings vergrößern, so stellt das sehr viele Unternehmen mit einer solchen Excel-Lösung vor sehr viele Herausforderungen, da ab einer gewissen Anzahl von Artikel, Adressen oder zu verwaltenden Belegen wie Rechnungen, Angebote, Lieferschein, sehr schnell das Limit von einer solchen Lösung erreicht ist. Eine solche Entwicklung kann die folgenden Schritte durchlaufen:

Der Start des Unternehmens

Hier kann durchaus eine einfache Excellösung mit überschaubarem Artikel- und Adressstamm verwendet werden. Es werden nur wenige Rechnungen, Mahnungen, Angebote geschrieben und eine Lagerverwaltung ist noch nicht notwendig, da das Produktportfolio des Unternehmens überschaubar ist. Erhöht sich das Kundenaufkommen, werden Fragen zu ausgestellten Angebote oder zu Artikel eingeholt, so kann es mitunter durchaus Zeitraubend sein, die notwendigen Informationen zu suchen. Erhöht sich der Verkauf, so kann es schon mal zu unübersichtlichen Rechnungslisten kommen, nicht zuletzt wenn es um die Frage geht, ob eine solche bereits bezahlt wurde oder noch Ausstehend ist.

Dies mag vielleicht auch bis zu einer gewissen Grenze, oder einem "Break Even", welchen der Unternehmer selbst definieren kann, gut gehen, mit Wachstum ist allerdings hier der Arbeitsaufwand zu groß und die Gefahr das Fehler passieren, sollte nicht unterschätzt werden.

Das Wachstum

Artikel- und Adressstamm nehmen deutlich an Umfang zu und zusätzlich möchte der Unternehmer weitere Belegtypen wie einen Lieferschein oder eine Auftragsbestätigung einführen. Sicherlich kann man auch noch eine gewisse Zunahme an Volumen mit Excel abbilden, allerdings empfiehlt es sich, hier schon auf eine kleine, kostengünstige ERP Variante umzustellen oder zumindest anzudenken. Diese Bieten neben der klassischen Stammdatenverwaltung nebst Artikel- oder Adressstamm, auch eine durchgängige Belegerstellung an. So kann man einen einfachen Verkauf sehr schnell abwickeln, indem man die notwendigen Daten im Angebot eingibt und mit nur einem Klick, weiterführende Belege erstellen kann. So wird, ausgehend vom Angebot, die vielleicht schon notwendige Auftragsbestätigung, oder dazugehörige Lieferschein oder eben die dazugehörige Rechnung mit einem Klick erstellt. In dieser Phase können vielleicht schon einmalige oder mehrfache Zahlungen zu einer Rechnung erfasst werden oder mit geringem Aufwand, einzelne Mahnung erzeugt werden. Artikel werden übersichtlich auf einem Lagerort geführt, welche mit einer Lieferantenbestellung dem Lager zugebucht und mittels Rechnung oder Lieferschein abgebucht werden können. Es ergibt sich eine erste geordnete Struktur, innerhalb derer man einfach navigieren und recherchieren kann. Durch diese Struktur werden Fehler reduziert und der Verwaltungsaufwand wird spürbar reduziert.

Auch bei kleinen ERP Softwarelösungen ist sehr schnell der Zenith erreicht, wenn es darum geht, Arbeitsprozesse auszuformen, zu verbessern oder gar zu automatisieren. Es können komplexere Arbeitsschritte anfallen, wie das Führen von mehreren Lagerorten, die Abwicklung von Aufträgen im Rahmen von Projekten und Phasen, mit vorhergehender Schätzung von Zeit und Dauer eines solchen Projektes. Wenn defekte Artikel rückgesendet werden, ist plötzlich auch eine RMA notwendig, eine Kommunikation mit mehreren Lieferanten, das Managment von Lieferdaten oder das einhalten von Bedingungen, welche unter Umständen in einer Pönale enden können. Man kann auch dieses Arbeitspensum durchaus noch mit einer kleinen, kompakten ERP abbilden, zb. im Rahmen von Aufträgen, wo anfallende Informationen zusammengefasst werden, um diese auch für später abrufbereit zu halten. Aber ab diesem Zeitpunkt wird in den meisten Fällen die einst so viel geschätzte ERP auch zu klein und platzt aus allen Nähten.

Optimierung von Prozessschritten

Bei mittelgroßen ERP Lösungen können neben einer Mehrlagerverwaltung auch verschiedene Auftragstypen, wie Terminauftrag oder Produktionsauftrag erzeugt, oder im Rahmen von Projekten und Phasen abgebildet werden. Arbeiten mehrere Mitarbeiter im Unternehmen, können hier auch Mitarbeiterzeiten aufgezeichnet, oder Urlaube, Überstunden, ZA verwaltet werden. Sie möchten Informationen darüber, was externe Mitarbeiter machen, oder wenn sie mit Aufträgen fertig sind und vielleicht Schäden beim Kunden produziert haben.

Alle bis jetzt erstellten Belege, wie Angebot, Rechnung, Lieferschein, Mahnung werden zum Kunden und/oder zu einem Projekt hin kanalisiert. Bis jetzt erstellte Aufträge, Lieferantenbestellungen und dazugehörige Lieferungen können einem Projekt zugeordnet werden. Automatisch ergeben sich hier für den Unternehmer sehr viele interessante Kennzahlen, wie der Deckungsbeitrag zu einem abgewickelten Projekt, die Handelspanne zu verkaufen Artikel, etwaige Abweichungen zwischen geschätzter, angebotener und verrechneter Zeiten. Wird eine Mehrlagerverwaltung verwendet, so ergeben sich auch Lagerwerte, Inventuren oder Umschlagshäufigkeit einzelner Artikel. Ein Kundenkonto, sorgt für Transparenz bei offenen Forderungen, dem aktuellen Mahnlauf, defekter oder umgetauschter Produkte und das Lieferantenkonto bei ausstehenden Zahlungen oder abweichende Lieferungen.

Möchte man das Unternehmen weiter optimieren, so können bei Produktionsunternehmen weitere Kennzahlen für eine vollständige Kostenrechnung eingeholt werden. Sehr viele Kennzahlen entstehen bei Kostenstellen, wenn man Investitions- oder Abschreibungskosten, Energie-, Platz-, Mitarbeiter-Bedarf, Maschinenstunden im Bezug auf das fertige Verkaufsprodukt oder Return-Of-Invest von Maschinen haben möchte. Für das Ermitteln solcher Kennzahlen, wird es beim mittelgroßen ERP nicht bleiben können.

Das Produktionsunternehmen

In einem Produktionsunternehmen arbeiten viele Mitarbeiter mit teils sehr vielen verschiedenen Maschinen. Es gibt sehr viele Artikel, Kunden und Lieferanten. Es müssen Angebote geschrieben und nach einiger Zeit nachgerufen werden. Angebote, welche zu Aufträgen werden, müssen bearbeitet und für die Produktion aufbereitet werden. Materialien dürfen nicht ausgehen, Maschinen dürfen nicht ausfallen und Mitarbeiter sollten vor zu viel Arbeit nicht krank werden. Externe Partner sollten auf gewissen Inhalte Zugriff erhalten oder aktiv mit bereitgestellten Inhalten interagieren oder rückmelden können. Der Inhaber möchte wiederum, dass sein Unternehmen wächst, größer wird und er zu jedem Zeitpunkt, Informationen zur Rentabilität und zum Zustand seines Unternehmens erhält, um Mitarbeiter anzustellen oder Maschinen kaufen zu können.

Diese Vielzahl an Anforderungen, stellt so Manchen vor vollendete Tatsachen, wo eine Investition in etablierte ERP Softwareanbieter, für notwendig erachtet wird. Auch scheint es so, als das sich diese Investition mit teils 7-stelligen Investitionskosten in einem kalkuliertem Zeitraum von 10-20 Jahren amortisiert. Das kann gut gehen, muss es aber nicht, zumal in den meisten Fällen nur ein kleiner Teil dieser Software verwendet wird und diese natürlich erst auch an das Unternehmen angepasst und in dessen Strukturen eingegliedert werden muss.

Um diese Informationsflut verwalten zu können, sind die Anforderungen an eine solche Software sehr hoch. Auch sollte es hier schon eine Netzwerk- oder Datenbank-Infrastruktur geben, welche ein solches Volumen abarbeiten kann. Die Software selbst, sollte mit verhältnismäßig schlankem Softwaredesign, die anfallenden Daten in Struktur bringen und zentral speichern können. Die gespeicherten Daten möchten natürlich auch jederzeit, unverändert in seiner ursprünglichen Struktur und Inhalt, von jedem Ort aus, wieder abrufbar sein.

Die Umsetzung einer solcher ERP Einführung oder Umstellung ist je nach Anforderung und Schwerpunkt, sehr unterschiedlich, dennoch muss hier in der Entwicklung der Software ein gewisser Industriestandard eingehalten werden, ohne dessen man sehr schnell die Kontrolle über angefallende Daten verlieren kann. Mit diesem Industriestandard ist es möglich, das Unternehmen gezielt zu strukturieren um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen und den Boden für schnelles Wachstum zu legen.

Diesen hohen Industriestandard können wir mit envira.Access anbieten, welches wir als Open Source verkaufen, der Quellcode für Mitarbeiter aber nicht änderbar ist. Aufbauend auf Standardprozesse von Produktionsunternehmen werden die notwendigen Module mit Ihrem Know-How entwickelt und in kürzester Zeit bereitgestellt. Da es sich um Open-Source handelt, bleibt auch hier das Know-How, frei lesbar im Unternehmen.