Von Excel zur ERP

Sehr viele Kunden stellen sich die Frage, wozu man in eine eigene ERP Software investieren sollte, meistens mit dem Argument, die Funktionen von Excel oder ähnlichem sei doch ausreichend. Für Unternehmen mit überschaubaren Kunden- und Artikelstamm, mag dieses Argument zutreffen. Spricht ja auch nichts dagegen. Möchte man sein Unternehmen allerdings vergrößern, so stellt das sehr viele Unternehmen mit einer Excel-Lösung, vor sehr viele Herausforderungen, da ab einer gewissen Anzahl von Artikel, Adressen oder zu verwaltenden Belegen wie Rechnungen, Angebote, Lieferscheinen, sehr schnell das Limit von einer solchen Lösung erreicht ist. Eine solche Entwicklung kann die folgenden Schritte durchlaufen:

Der Start des Unternehmens

Hier kann durchaus eine einfache Excellösung mit überschaubarem Artikel- und Adressstamm verwendet werden. Es werden nur wenige Rechnungen, Mahnungen, Angebote geschrieben und eine Lagerverwaltung ist noch nicht notwendig, da das Produktportfolio des Unternehmens überschaubar ist. Erhöht sich das Kundenaufkommen, werden Fragen zu ausgestellten Angebote oder zu Artikel eingeholt, so kann es mitunter durchaus zeitraubend sein, die notwendigen Informationen zu suchen. Wächst die Anzahl der Kunden, so kann es schon mal zu unübersichtlichen Rechnungslisten kommen, nicht zuletzt wenn es um die Frage geht, ob eine solche bereits bezahlt wurde oder noch ausstehend ist, um wieviel Geld hat der Kunde bereits eingekauft oder wie lange dauert es, bis der Kunde seine Aussenstände begleicht.

Dies mag vielleicht auch bis zu einer gewissen Grenze, bis zum "Break Even" funktionieren, welchen der Unternehmer selbst definieren kann, mit zunehmender Kundenfrequenz wird allerdings der Arbeitsaufwand zu groß und die Gefahr, das Fehler passieren, wird zwangsläufig zunehmen. Es ist durchaus auch denkbar, dass man Mitarbeiter anstellt, diese aber einzuschulung, kann sehr zeitraubend sein und die Fehler werden garantiert nicht weniger.

Das Wachstum

Artikel- und Adressstamm nehmen deutlich an Umfang zu und zusätzlich möchte der Unternehmer weitere Belegtypen wie Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen einführen. Sicherlich kann man auch noch eine gewisse Zunahme an Volumen mit Excel abbilden, allerdings empfiehlt es sich, hier schon auf eine kleine, kostengünstige ERP Variante umzustellen oder zumindest anzudenken. Diese bietet neben der klassischen Stammdatenverwaltung nebst Artikel- oder Adressstamm, auch eine durchgängige Belegerstellung an. So kann man einen einfachen Verkauf sehr schnell abwickeln, indem man die notwendigen Daten im Angebot eingibt und mit nur einem Klick, weiterführende Belege erstellen, immer basierend auf den einmal eingegeben Daten. So wird, ausgehend vom Angebot, die vielleicht schon notwendige Auftragsbestätigung, der dazugehörige Lieferschein oder die dazugehörige Rechnung mit einem Klick erstellt. Adressen und Artikel werden zentral verwalten und dienen zum einen der wiederverwendung und zum anderen werden erste Statistiken zu Artikel oder Adressen ersichtlich. In dieser Phase können vielleicht schon einmalige oder mehrfache, bare oder unbare Zahlungen zu einer Rechnung erfasst werden. Mit geringem Aufwand, können einzelne Mahnungen oder gar ein ganzer Mahnlauf zu mehreren Rechnungen erzeugt werden. Artikel werden übersichtlich auf einem Lagerort geführt, welche mithilfe einer Lieferantenbestellung dem Lager zugebucht und mittels Rechnung oder Lieferschein abgebucht werden können. Es ergibt sich eine erste geordnete Struktur, innerhalb derer man einfach navigieren und recherchieren kann. Durch diese Struktur werden Fehler minimiert, der Verwaltungsaufwand reduziert und erste Kennzahlen als Indikation für Wachstum herangezogen.

Auch bei kleinen ERP Softwarelösungen ist sehr schnell der Zenit erreicht, wenn es darum geht, Arbeitsprozesse auszuformen, zu verbessern oder gar zu automatisieren. Es können komplexere Arbeitsschritte anfallen, wie das Führen von mehreren Lagerorten oder die Abwicklung von Aufträgen im Rahmen von Projekten und Phasen, mit vorhergehender Schätzung von Zeit und Dauer eines solchen Projektes. Wenn defekte Artikel rückgesendet werden, ist plötzlich auch eine RMA notwendig, eine Kommunikation mit mehreren Lieferanten, das Managment von Lieferdaten oder das Einhalten von Bedingungen, welche unter Umständen in einer Pönale enden. Man kann auch dieses Arbeitspensum durchaus noch mit einer kleinen, kompakten ERP abbilden, zb. im Rahmen von Aufträgen, wo anfallende Informationen zusammengefasst werden, um diese auch für später abrufbereit zu halten. Aber ab diesem Zeitpunkt wird in den meisten Fällen die einst so viel geschätzte ERP auch zu klein und platzt aus allen Nähten.

Optimierung von Prozessschritten

Bei mittelgroßen ERP Lösungen können neben einer Mehrlagerverwaltung auch verschiedene Auftragstypen, wie Terminaufträge oder Produktionsaufträge erzeugt oder Kundenaufträge im Rahmen von Projekten und Phasen abgebildet werden. Arbeiten mehrere Mitarbeiter im Unternehmen, können hier auch Mitarbeiterzeiten aufgezeichnet, oder Urlaube, Überstunden, ZA verwaltet werden. Sie möchten Informationen darüber, was externe Mitarbeiter machen, oder wenn sie mit Aufträgen fertig sind und vielleicht Schäden beim Kunden produziert haben.

Alle bis jetzt erstellten Belege, wie Angebot, Rechnung, Lieferschein, Mahnung werden zum Kunden und/oder zu einem Projekt hin kanalisiert. Bis jetzt erstellte Aufträge, Lieferantenbestellungen und dazugehörige Lieferungen können einem Projekt zugeordnet werden. Automatisch ergeben sich hier für den Unternehmer sehr viele interessante Kennzahlen, wie der Deckungsbeitrag zu einem abgewickelten Projekt, die Handelspanne zu verkaufen Artikel, etwaige Abweichungen zwischen geschätzter, angebotener und verrechneter Zeiten. Wird eine Mehrlagerverwaltung verwendet, so ergeben sich auch Lagerwerte, Inventuren oder Umschlagshäufigkeit einzelner Artikel. Ein Kundenkonto, sorgt für Information zu offenen Forderungen, dem aktuellen Mahnlauf, defekter oder umgetauschter Produkte und das Lieferantenkonto bei ausstehenden Zahlungen oder abweichende Lieferungen. Vielleicht erinnert das ERP auch an Geburtstage und erinnert bei Anruf auf Tendenzen zu gewissen Produkten im Sortiment.

Möchte man das Unternehmen weiter optimieren, so sind bei Produktionsunternehmen weitere Kennzahlen für eine vollständige Kostenrechnung erforderlich. Sehr viele Kennzahlen entstehen bei Kostenstellen, wenn man Investitions- oder Abschreibungskosten, Energie-, Platz-, Mitarbeiter-Bedarf, Maschinenstunden im Bezug auf das fertige Verkaufsprodukt oder den ROI von Maschinen haben möchte. Für das Ermitteln solcher Kennzahlen, wird es beim mittelgroßen ERP nicht bleiben können.

Das Produktionsunternehmen

In einem Produktionsunternehmen arbeiten viele Mitarbeiter mit teils sehr vielen verschiedenen Maschinen. Es gibt sehr viele Artikel, Kunden und Lieferanten. Es müssen Angebote geschrieben und nach einiger Zeit nachgerufen werden. Angebote, welche zu Aufträgen werden, müssen bearbeitet, für die Produktion vorbereitet und für die Maschinen lesbar gemacht werden. Materialien dürfen nicht ausgehen, Maschinen dürfen nicht ausfallen und Mitarbeiter sollten vor zu viel Arbeit nicht krank werden. Externe Partner sollten auf gewisse Inhalte Zugriff erhalten, aktiv mit bereitgestellten Aufträgen interagieren oder rückmelden können um anschließend in Rahmen von mehreren Teilrechnungen und/oder Schlussrechnungen die Bezahlungen zu erhalten. Bei Montageaufträgen sollte der Transport mit dem richtigen Aufbau organisiert oder externe Monteure koordiniert, geplant und mit Informationen versorgt werden. Der Inhaber möchte wiederum, dass sein Unternehmen wächst, größer wird und er zu jedem Zeitpunkt, Informationen zur Rentabilität und zum Zustand seines Unternehmens erhält, um Mitarbeiter anzustellen oder Maschinen kaufen oder tauschen zu können, wenn hier Leistungsdaten optimiert werden sollen.

Diese Vielzahl an Anforderungen, stellt so Manchen vor vollendete Tatsachen, wo eine Investition in etablierte ERP Softwareanbieter, für notwendig erachtet wird. Auch scheint es so, als das sich diese Investition mit teils 7-stelligen Investitionskosten in einem kalkuliertem Zeitraum von 10-20 Jahren amortisiert. Das kann gut gehen, muss es aber nicht, zumal in den meisten Fällen nur ein kleiner Teil der Software verwendet wird, diese natürlich erst auch an das Unternehmen angepasst und in dessen Strukturen eingegliedert werden muss und es sehr viele alternative ERP Anbieter am Markt gibt, welche diese Kosten bei weitem unterbieten.

Um diese Informationsflut verwalten zu können, sind die Anforderungen, nicht nur an die Software sehr hoch. Es sollte hier schon eine belastbare und stabile Netzwerk-, Datenbank-Infrastruktur geben, welche ein solches Volumen an Daten abarbeiten kann. Die Software selbst sollte mit verhältnismäßig schlankem Softwaredesign, die anfallenden Daten in Struktur bringen und zentral speichern können. Diese gespeicherten Daten sollten auch jederzeit, unverändert mit seinem ursprünglichen Inhalt, von jedem Ort aus, wieder abrufbar sein.

Die Umsetzung einer solcher ERP Einführung oder Umstellung ist je nach Anforderung und Schwerpunkt, sehr unterschiedlich, dennoch muss hier in der Entwicklung der Software ein gewisser Industriestandard eingehalten werden, ohne dessen man sehr schnell die Kontrolle über anfallende Daten verlieren kann, welches zweifelsohne in Regressansprüche seitens des Produktionsunternehmens an der ERP Anbieter endet. Mit diesem Industriestandard ist es möglich, das Unternehmen gezielt zu strukturieren um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen und den Boden für schnelles Wachstum zu legen.

Diesen hohen Industriestandard können wir mit envira.Access anbieten, welches als Open Source angeboten wird, der Quellcode für Mitarbeiter aber nicht änderbar ist. Aufbauend auf industrielle Standardprozesse von Produktionsunternehmen werden die notwendigen Module mit dem Know-How aus Ihrem Unternehmen, gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern entwickelt und in kürzester Zeit für den Produktivbetrieb für alle Arbeitsplätze bereitgestellt. Da es sich um Open-Source handelt, bleibt auch hier das Know-How, frei lesbar im Unternehmen, dort wo es hingehört.

Weiters ist es unabdingbar, auf die eigenen Mitarbeiter zu hören. Hierzu kann man sich als Softwareanbieter der "Story-Telling" Methode bedienen, wo mittels Mitarbeitergespräche einzelne Teilprozesse im Team ausgearbeitet und in der Produktion gleich auch getestet werden kann. Wenn man sieht, wie sich Mitarbeiter gerne engagieren möchten, in sehr vielen Unternehmen aber keine Chance dazu bekommen sich einzubringen, besteht auch mit dieser Methode die Möglichkeit, gemeinsam das Unternehmen zu optimieren oder sich auch von Konkurrenten abzusetzen.